Vertragsmanagement – Hilfe, wo war nochmal der Vertrag?

Schnell einen Vertrag abgeschlossen, damit es beim Projekt weitergeht? Wer unternehmerisch arbeitet kennt das nur zu gut. Dann geht es aber los mit den 1000 kleinen Nachfragen. Sandra hat mit ihrem Vertrauensanwalt, Anwalt Carsten Lexa, über Vertragsmanagement für KMUs gesprochen.

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Vertragsmanagement – Wer darf auf Verträge zugreifen? Und wer nicht?

Verträge werden normalerweise zwischen zwei Parteien geschlossen und danach vertraulich bewahrt. Mitarbeiter dürfen normalerweise nicht auf Verträge zugreifen und das ist auch gut so. Wenn der Vertrag jedoch Punkte zu den Themen Leistungen, Rechte oder Pflichten beinhaltet, dann kann es plötzlich sein, dass auch andere Zugriff auf den Vertrag brauchen. 

In diesem Fall ist es notwendig zu überprüfen, wer mit dem Vertrag arbeitet und wer auf welche Inhalte zugreifen muss. Inhalte sollten ausschließlich mit denjenigen geteilt werden, die etwas damit zu tun haben.

Wie gestaltet man ein Vertragsmanagement für kleines Geld?

Man kann zum Beispiel mit einer Vertragsmanagement Software arbeiten. Das ist ein Programm, in das Verträge reingepackt werden, indem sie gescannt und abgespeichert werden. Später können bestimmte Inhalte in dieser Software gesucht und herausgezogen werden. Vorab lässt sich festlegen, wer auf Texte zugreifen darf und wer diese zum Beispiel verändern kann.

Eine saubere Struktur lässt sich für wenig Geld auch mit Windows machen. Dafür ist es nur notwendig die Verträge sauber in Ordnern abzulegen und diese mit aussagekräftigen Namen zu versehen. 

Eine gute Organisationsstruktur sollte die folgenden Fragen beantworten:

  • Punkt 1 – Wo befinden sich die Verträge?
  • Punkt 2 – Wer hat Zugriffsrechte? Wer darf im Notfallfall zugreifen?
  • Punkt 3 –Was habe ich für Verträge? 

Wenn man sich all diese Fragen beantwortet, dann bekommt man eine gute Struktur in seine Unterlagen rein und das mit wenig Geld. 

Später kann man dann eine Software suchen, die zu den Bedürfnissen passt, aber erstmal sollte man klein anfangen, so Experte Lexa. Wenn man Bedenken bezüglich der Sicherheit hat, dann kann man die Ordner mit verschiedenen Zugriffsrechten versehen, sodass Mitarbeiter nur Zugriff auf bestimmte Ordner haben.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zur Archivierung?

Im Gesetz gibt es verschiedene Paragrafen. So wird zum Beispiel in der Abgabenordnung u.a. geregelt, wie Belege aufzubewahren sind und wie lange die Fristen sind, bis sie vernichtet werden dürfen.

Des Weiteren gibt es die Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung. Diese besagt, dass Unternehmer darauf achten müssen, dass Unterlagen so gehandhabt werden, dass sie lesbar sind und dass Anfragen auch von behördlicher Seite bearbeitet werden können. Hierbei gibt es kein Archivierungsgesetz und jeder kann sich selbst überlegen, wie er es macht. 

Grundsätzlich muss nur darauf geachtet werden, dass man jederzeit wieder in der Lage ist, auf seine Unterlagen zugreifen zu können. Je besser die Struktur ist, die man seinen Unterlagen widmet, umso leichter fällt einem die Organisation. 

Wenn man von Beginn an strukturiert arbeitet, dann hat man später weniger Probleme.

Wo ist der Vertrag im Notfall zu finden?

Verträge sollten an einem Ort zu finden sein, der immer der gleiche ist. Auch hier gilt, Organisation ist wichtig! Notfallpläne sollten inklusive Vollmächte hinterlegt werden. Zudem sollte man andere darüber informieren. Die Personen, die im Notfall einspringen sind nicht immer Experten auf dem Gebiet, daher ist es umso wichtiger alles so gut wie möglich zu erläutern. Gleichzeitig sollte man überprüfen, ob die Vollmachten stimmen und wer im Notfall einspringen darf. Diese Person sollte vorab mit allen relevanten Informationen versorgt werden. 

1000 Verträge – kein Überblick. Welche Tricks hat der Profi?

Tipp Nr. 1 – Liebe deine Verträge (#liebedeineVerträge). Sie sind die Grundlage deines geschäftlichen Handelns. Ändere dein Mindset und sieh Verträge als Hilfestellung an.

Tipp Nr 2 – Organisation. Deine Organisation muss für jemand anderes nachvollziehbar sein.

Tipp Nr. 3 – Wesentlichen Punkte, die ein Vertrag beinhaltet können auch zusammengefasst werden für diejenigen, die nicht gern Vertrage lesen.

Hierbei besteht jedoch die Gefahr, dass wichtige Punkte aus dem Vertrag übersehen werden. Es kann zum Beispiel sein, dass die Zusammenfassung mangelhaft ist. Diese muss daher mit Vorsicht genossen werden. Wer mit Zusammenfassungen arbeitet, sollte immer Hinweise zu den jeweiligen Paragrafen hinterlegen, sodass im Zweifelsfall noch einmal im Vertrag nachgelesen werden kann.


Wenn du noch Fragen zum Thema Verträge hast oder wenn du dich derzeit in einer Situation befindest, in der du rechtlichen Rat brauchst und nicht weiter weißt, dann kannst du dich einfach direkt an Sandra oder Carsten wenden. 

Herzlichst,
Michelle

Vertragsmanagement

Ich bin Michelle Wesselak. Social Media Expertin und virtuelle Assistentin. Wenn ich nicht arbeite, dann bin ich womöglich gerade auf Reisen oder bei Fotografieren, meinen zwei großen Leidenschaften.
Als Teil des Social-Media-Teams unterstütze ich Sandra bei ihren Blogposts.