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Die Ansprüche an knackige digitale Events steigen immens. Damit Dein Event professionell ankommt, hat Sandra dieses Mal Verena Ullmann eingeladen.
Sie organisiert regelmäßig Treffen für Toastmasters-Gruppen, aber auch für ihre Kunden aus dem politischen Umfeld. Bei Verena hört man immer wieder: Wow, dass ist so entspannt abgelaufen. Wie hat sie das gemacht? Die Frage werden wir in diesem Beitrag beantworten.
Digitale Events: Die Kunst des richtigen Zeitpunkts
Der richtige Zeitpunkt ist dann, wenn die Zielgruppe online ist. Eine pauschale Antwort gibt es laut Verena Ullmann daher nicht. Es ist wichtig darauf zu achten, wann die Zielgruppe Lust hat und wann die Leute online sind. Grundsätzlich gibt es aber ein paar Termine, die man vermeiden sollte. Das sind zum Beispiel christliche Feiertage oder die Tage direkt vor den Ferien, wenn alle dabei sind zu packen, um auf Urlaub zu fahren.
Digitale Events: Von zu komplizierten Namen, die niemand versteht
Wenn digitale Events einen kuriosen Namen haben oder einen Namen, den man sich nicht merken kann, dann ist man als Kunde schnell genervt und geht entweder gar nicht ins Event oder findet es womöglich nicht. Wähle daher lieber einen kurzen Namen aus, damit dein Event gefunden und verstanden wird. Weniger ist meistens mehr, wenn es um die Namenswahl geht.
Digitale Events: Wer hat welche Hüte auf
Wenn du dir zu viel zumutest, dann bricht früher oder später alles über dir zusammen. Leg daher schon vorab fest, wer was genau macht. Bei den Events von Verena Ullmann gibt es immer verschiedene Teams wie zum Beispiel ein PR-Team, ein Organisations- und Planungsteam, sowie ein Zoom-Team. Zusätzlich wird eine Person engagiert, die das Onboarding organisiert und dafür sorgt, dass die Leute ins Thema rutschen. Dadurch gestaltet sich der gesamte Prozess viel smoother. Das ist die beste Art und Weise zur Organisation und es kann nicht mehr viel schiefgehen.
Ein Extra-Tipp: Das Team sollte nicht zu klein sein, falls einmal eine Person ausfällt.
Die richtigen Werkzeuge
Die richtigen Werkzeuge beginnen schon bei der Organisation. Die Gesamtorganisation sollte über ein gewisses Tool geschehen wie zum Beispiel Trello. Wenn man sich als Team zu den einzelnen Themen unterhalten möchte, dann funktioniert das am besten über Slack.
Whatsapp ist dafür eher nicht geeignet, da man hier immer nach oben scrollen muss.
Wenn Videos, Fotos oder Redaktionspläne erstellt werden, dann sollte diese Dateien in einem Google Drive Ordner oder in einer Dropbox gespeichert werden. Dort können die Dateien mit allen geteilt werden.
Ein wichtiges Tool, das oftmals unterschätzt wird, ist Excel. Es dient zur leichten Erstellung von Redaktionsplänen.
Wenn ein Speaker von seiner Kompetenz überzeugen möchte, dann muss sich diese Person persönlich vor der Kamera zeigen. Er kann zwar die Folien im Hintergrund verwenden, dennoch ist es wichtig, dass ein Gesicht nach außen hin vorhanden ist.
Planung für Profis
Verena Ullmanns Tipp ist es stramm zu planen. Wenn die Pläne ordentlich durchgetaktet sind und jeder weiß, wann was zu tun ist, dann kann letztendlich nicht mehr viel schiefgehen.
Der Probelauf als Feuerprobe
Probeläufe sind wichtig und finden auch in der Realität immer wieder statt, damit sie einschätzen können, wie etwas ablaufen wird. So ein Problelauf kann bei jeder Veranstaltung im Prinzip vorher stattfinden. Manche sprechen nur kurz den Ablauf durch. Bei Verena, die große Veranstaltungen organisiert, wird bei jedem Event einmal mit den Teilnehmern geübt und einmal mit dem Zoom-Team. Das nimmt zwar einige Zeit in Anspruch, aber es lohne sich laut der Expertin. Wenn das Event startet, dann sind die Teilnehmer auch für den worst case gewappnet und es kommt am Event Tag zu keinen bösen Überraschungen.
Mit Learnings in die Veranstaltung gehen
Der Tipp der Expertin ist es, sich an Tools zu halten, die man kann und die auch die Zielgruppe beherrscht. Alles andere frustriert die Kunden und schadet letztendlich der Marke. Auch wenn sich jemand nicht an den Redaktionsplan oder die Redezeit hält, dann sind das Themen, die das Event unsicher erscheinen lassen. Wenn es trotz allem während des Events doch einmal zu einem Problem kommen sollte, dann sollte es notiert und gut nachbesprochen werden. Nur so werden wirklich Learnings aus den kleinen und großen Fehlerchen gezogen. Das ist sicher mit der cleverste Tipp der Expertin, denn so werden alle im Team gemeinsam besser.
Wenn man diese 7 Punkte beachtet, dann wird das Event erfolgreich, so Ullmann. Wichtig ist es währenddessen ruhig zu bleiben – auch wenn etwas nicht so funktioniert wie geplant. Für diesen Fall rät die Expertin einfach durchzuatmen und weiterzumachen, anstatt panisch zu reagieren.
Wenn Du weitere Fragen zum Thema hast oder Hilfe bei der Planung deines Online-Events brauchst, dann wendest du dich am besten direkt an Verena. Du findest sie auf allen gängigen Social-Media-Kanälen wie Instagram, Facebook oder LinkedIn.
Und wenn Du Deine Veranstaltung besser bewerben willst, dann spricht gerne direkt mit Sandra in einem 20 Min gratis Termin.
Herzlichst,
Michelle
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